La importancia de los documentos en las empresas:

Los documentos soportan la mayoría de procesos empresariales, ventas, producción, marketing, administración, personal, etc., convirtiéndose en el principal vehículo para la comunicación interna y externa de la empresa, son un factor de competitividad, y su correcta gestión es determinante para conseguir una mayor rentabilidad y aumentar los niveles de eficiencia.

Actualmente las empresas dedican el 3% de sus ventas anuales a la impresión y gestión de documentos. Una gestión coherente puede llegar a suponer un ahorro del 30% de sus actuales costes de impresión y gestión de documentos. Externalizar este tipo de actividades relativas a la gestión, administración y al control del proceso documental en su empresa puede ser una importante fuente de ahorro y permiten:

  • Optimizar recursos y reducir costes.
  • Aumentar la rentabilidad.
  • Generar mayor eficiencia.
  • Aumentar la capacidad de la empresa para acometer nuevos proyectos.

Los costes de Impresión y Gestión de documentos:

Costes Obvios:

  • Coste por impresión (mantenimiento)
  • Coste de adquisición de equipos
  • Coste materia prima (papel)

Costes Ocultos:

  • Coste de los consumibles (Tóner y Tintas).
  • Coste de infraestructura informática.
  • Mano de Obra / Tiempo.
  • Costes administrativos.
  • Costes financieros.
  • Costes de envío
  • Costes de almacenamiento.
  • Costes de obsolescencia.
  • Costes por pérdida de oportunidad.

En Service Point creamos la mejor estrategia de gestión de documentos e impresión para su organización aportando una solución basada en una completa gama de servicios disponibles a través de nuestra red de operaciones, una de estas soluciones es la GESTIÓN DE CENTROS DE REPROGRAFÍA E IMPRESIÓN.

Básicamente se trata de la completa gestión y operación de todas las actividades de impresión, reprografía y gestión de correo, incluyendo fotocopias, offset, digitalización y archivo, así como de los equipos, el personal y los servicios necesarios para gestionar la producción de documento dentro de su centro de reprografía.

Muchas empresas tienen en sus instalaciones un centro de reprografía e impresión digital, donde centralizan todas las necesidades, ahí se realizan todos los trabajos de impresión, manipulación de documentos de trabajo y comunicaciones internas y externas.

En la mayoría de los casos suele haber equipos para cubrir las necesidades de volumen medio y/o alto, blanco y negro o color, equipos de manipulado y personal dedicado. Cuando las necesidades no pueden resolverse por motivos de volumen, calidad, rapidez o manipulación se suelen contratar servicios externos.

La inversión necesaria para tener la mejor tecnología, el coste de la gestión del personal y la gestión de compras de las materias primas necesarias -papel, tóner, material de acabado- supone una continua fuente de costes y recursos no dedicados a la actividad principal de la empresa.

Al igual que otras actividades no "centrales" de la empresa externalizadas, la GESTIÓN DE LOS CENTROS DE REPROGRAFÍA E IMPRESIÓN, también lo pueden ser.

Service Point posee un conjunto de soluciones basadas en procesos para la externalización de los Centros de Reprografía e Impresión, cuyas características básicas son:

  • Modelo de servicio basado en la cesión a un proveedor externo de todas las actividades relacionadas con la gestión de documentos.
  • Mediante un contrato de servicio con actualizaciones y revisiones anuales, que incluyen:
    • Impresión de documentos.
    • Reproducción de documentos.
    • Manipulado.
    • Gestión (compra y almacenaje) de consumibles necesarios para el servicio.
    • Hospedaje de ficheros y documentos en servidores de Service Point.
    • Órdenes de trabajo mediante plataforma de impresión remota -REPRONET-.
    • Control de Calidad.
    • Transporte.
  • Asumiendo las obligaciones contractuales de los actuales equipos montados en sus instalaciones.
  • Esquema de precios basados en los actuales volúmenes de impresión.
  • Subrogación de los contratos laborales de las personas que estén trabajando en su actual centro.
  • Centros de back-up para puntas de trabajo o trabajos especiales en nuestros centros de producción en Madrid y Barcelona.
  • Garantía de actualización tecnológica en función de las nuevas necesidades de la empresa.

Con las soluciones para la GESTIÓN DE CENTROS DE REPROGRAFÍA E IMPRESIÓN de Service Point, su empresa tendrá:

  • Variabilización de los costes de impresión, sólo pagará por lo que ha impreso.
  • Actualización tecnológica constante.
  • Cero riesgo en equipos de impresión obsoletos.
  • Cero inversión en actividades no relacionadas con su negocio.
  • Liberación de recursos cautivos utilizados en actividades que no son el "Core Business" de su negocio.
  • Reducción de los costes administrativos y de gestión de consumibles.
  • El servicio va creciendo con el negocio.
  • Cero coste en almacenaje de consumibles.
  • Único proveedor para satisfacer todas las necesidades de comunicación e impresión.
  • La seguridad de que cualquiera de sus necesidades de reprografía, impresión y gestión de documentos será resuelta, sin que por ello sea necesario hacer mas inversiones, o contratar más personal.

Cualquiera que sea la situación en la que se encuentre su Centro de Reprografía, tamaño o necesidad, Service Point le podrá dar la mejor solución, con el respaldo de un grupo internacional, la mejor tecnología, los mejores procesos y el apoyo del mejor equipo de profesionales.